Fattura PA (FPA12): cosa significa e come controllarla

Cosa significa FPA12

Ogni fattura elettronica dichiara il suo formato di trasmissione nel campo 1.1.3 dell’intestazione. FPA12 indica una fattura verso la Pubblica Amministrazione, FPR12 una fattura tra privati (verso imprese, professionisti o consumatori). Il “12” è la versione 1.2 del tracciato. Lo schema XML è lo stesso; cambiano alcune regole, controllate dallo SdI.

FPA12 o FPR12: quale usare

Dipende solo dal cliente. Se è una pubblica amministrazione registrata nell’Indice dei domicili digitali della PA (IPA, indicepa.gov.it), usa FPA12 con il codice univoco del suo ufficio di fatturazione; altrimenti FPR12.

Se formato e codice non sono coerenti, per esempio FPA12 con un codice di 7 caratteri o FPR12 con un codice di 6, lo SdI scarta il file con il codice 00427.

FPA12 non firmato: cosa fare

Per le fatture verso la PA la firma è obbligatoria: l’Agenzia delle Entrate accetta i formati CAdES-BES (il file diventa .xml.p7m) e XAdES-BES (la firma è dentro l’.xml). Se il gestionale segnala una FPA12 “non firmata”:

• Firma il file con la firma digitale del fornitore, o di un intermediario delegato, prima dell’invio. Molti servizi di fatturazione lo fanno in automatico, ma solo se è attivato.
• Non modificare il file dopo la firma: anche una correzione minima, o un salvataggio che cambia la codifica, rompe la firma e lo SdI scarta la fattura con 00102 “File non integro (firma non valida)”.
• Controlla il cliente: se non è una PA hai scelto il formato sbagliato. Usa FPR12, dove la firma è facoltativa.

Il riquadro in alto fa questi controlli sul file che trascini: se è una FPA12 senza firma lo segnala, se formato e codice destinatario non sono coerenti lo dice con il codice 00427, e se è un .xml.p7m verifica che la fattura non sia stata modificata dopo la firma. Le firme XAdES vengono riconosciute ma non verificate, e lo scriviamo (“Firma XAdES presente, non verificata da ApriP7M”) invece di fingere un esito. Altri scarti legati alla firma (00100–00107) sono nella guida firma non valida.

La fattura PA rifiutata dall’ente

Superati i controlli dello SdI, l’ente può ancora rifiutare la fattura, ma dal 6 novembre 2020 solo per i cinque motivi del DM 132/2020: operazione non effettuata verso quell’ente; CIG o CUP omessi o errati; codice di repertorio dei dispositivi medici omesso o errato; codice AIC dei farmaci e relativo quantitativo omessi o errati; numero e data della determina di impegno di spesa omessi o errati, per Regioni ed enti locali. Non può rifiutarla se l’errore si può correggere con una nota di variazione.

Attenzione alla differenza con lo scarto: secondo l’Agenzia delle Entrate (principio di diritto n. 17 del 2020) una fattura consegnata e poi rifiutata dall’ente è comunque emessa. Di regola si storna con una nota di credito e si emette una nuova fattura corretta. Una fattura scartata dallo SdI invece non è mai stata emessa e si corregge e reinvia.

Leggere CIG, CUP e split payment

In un XML grezzo questi dati sono sparsi in blocchi diversi. Nel riquadro in alto li trovi in chiaro: riferimenti a ordine d’acquisto e contratto con CIG e CUP, riepilogo IVA con l’esigibilità scritta per esteso, condizioni di pagamento con scadenze e IBAN, allegati incorporati scaricabili. Con Scarica PDF ottieni una copia leggibile da allegare a una pratica; il documento con valore fiscale resta l’XML.

Molte fatture PA insieme

La lettura di una fattura alla volta è gratuita. Per un periodo intero, ApriP7M Pro (19,99 € una tantum) apre tutte le fatture insieme ed esporta un registro Excel con numero, data, fornitore, cliente, imponibile, IVA, totale e scadenza, più lo ZIP con i PDF. È utile per riconciliare gli incassi: con lo split payment l’ente versa l’imponibile e non il totale.