Registro fatture di acquisto in Excel: modello gratuito con scadenzario fornitori

Cosa c’è nel modello

Il file ha cinque fogli. Si scrive solo nel primo foglio di dati, gli altri si calcolano da lì.

• Istruzioni: come compilarlo, il significato dei colori, i limiti.
• Registro fatture: 500 righe vuote. Totale, controllo dei doppioni e data di riferimento sono già formule.
• IVA per aliquota: imponibile e imposta al 22, 10, 5 e 4 % e per ogni codice Natura (N1…N7), con una riga «Altro» che si accende se qualche riga non ha l’aliquota; sotto, i totali per mese e per trimestre dell’anno che scegli.
• Scadenzario: per ogni riga del registro scadenza, importo, giorni mancanti e stato (Scaduta, In scadenza entro 7 giorni, Futura, Pagata), più un riepilogo di quanto è scaduto e quanto scade a breve.
• Esempio (dati fittizi): sette righe inventate già compilate, compresa una fattura con due aliquote, una nota di credito e un doppione volutamente inserito.

Chi deve tenere il registro IVA degli acquisti (e cosa vale questo file)

Chi ha partita IVA e detrae l’imposta annota le fatture di acquisto in un apposito registro, prima della liquidazione periodica in cui esercita la detrazione: lo prevede l’art. 25 del DPR 633/1972. Dalla registrazione devono risultare la data della fattura, il fornitore (ditta, denominazione o nome e cognome) e l’imponibile e l’imposta distinti per aliquota; per le operazioni senza imposta (non imponibili, esenti, reverse charge…) si indica invece il titolo di inapplicabilità, cioè quello che in fattura elettronica è il codice Natura. Dal 1° gennaio 2027 la stessa regola passa all’art. 88 del Testo unico IVA (D.Lgs. 19 gennaio 2026, n. 10, applicabile dal 2027), che abroga l’art. 25.

Chi è nel regime forfettario non tiene il registro IVA: è esonerato dagli obblighi del decreto IVA, tranne la numerazione e la conservazione delle fatture di acquisto (legge 190/2014, art. 1, comma 59). Per gli acquisti in cui il forfettario deve comunque versare l’IVA, come quelli in reverse charge o dall’estero, ci sono adempimenti a parte da concordare con il commercialista. Per numerare e ritrovare le fatture ricevute la colonna «N. protocollo» del modello basta.

Con la fatturazione elettronica l’Agenzia delle Entrate prepara anche le bozze dei registri IVA delle fatture emesse e degli acquisti, partendo dai dati passati dallo SdI. Il servizio è sperimentale ed è stato esteso anche al 2026 (provvedimento del 3 febbraio 2026). Chi convalida i registri mensili del trimestre, dopo averli controllati e integrati, è esonerato dalla tenuta dei registri per quel trimestre. Le bozze però considerano tutti gli acquisti inerenti, l’IVA interamente detraibile e la detrazione nel trimestre di ricezione: sono ipotesi da verificare (Agenzia delle Entrate, Documenti IVA precompilati).

In pratica: questo modello Excel è uno strumento di lavoro e di controllo, non il registro IVA legale. Se il registro lo tiene il commercialista con il gestionale, o usi le bozze dell’Agenzia, il foglio ti serve per sapere quali fatture hai ricevuto, controllare l’IVA per aliquota prima di passare i dati e pagare i fornitori in tempo. Se vuoi tenere tu il registro in un foglio di calcolo, chiedi al commercialista come numerarlo e conservarlo.

Come si compila

1. Una riga per fattura, o una per aliquota. Se la fattura ha imponibili al 22 % e al 10 %, scrivi due righe con lo stesso numero, data e fornitore, ognuna con il suo imponibile, la sua IVA e la sua aliquota. Così il riepilogo per aliquota torna e la somma delle due righe dà il totale del documento.
2. Date e importi come valori veri: 15/10/2026, 1234,56. Le colonne data hanno un controllo che segnala testo al posto della data.
3. Note di credito (TD04): imponibile e IVA col segno meno. È la stessa convenzione dell’Excel di ApriP7M Pro, così i totali per fornitore e per aliquota si riducono da soli.
4. Righe senza IVA: aliquota 0 e la Natura scritta in fattura, per esempio N2.2 per un fornitore forfettario o N6.x per il reverse charge (l’elenco è nel menu a tendina).
5. Data ricezione: se la compili, i totali per mese e trimestre usano questa e non la data della fattura, che è la cosa più vicina a quello che conta per la detrazione. Se manca, si usa la data della fattura.
6. Pagata il: appena paghi, scrivi la data e la riga diventa «Pagata» nello Scadenzario.

Le intestazioni hanno tre colori. In azzurro le colonne da A a Q, identiche per nome e ordine al foglio «Registro fatture» dell’Excel Pro di ApriP7M (file, numero, data, tipo documento, fornitore, partite IVA, cliente, imponibile, IVA, totale, divisa, scadenza, firmatario, integrità, duplicato): a mano puoi lasciare vuote file, cliente e firma. In verde le colonne da R a W, che esistono solo nel modello: aliquota, natura, protocollo, data di ricezione, pagata il, note. In grigio le formule. Ogni intestazione ha un commento con le istruzioni.

La colonna Duplicato scrive «Sì» quando partita IVA, numero, data e aliquota compaiono su più righe: capita spesso quando la stessa fattura arriva sia via PEC sia dal cassetto fiscale.

Lo scadenzario fornitori

Il foglio Scadenzario segue il registro riga per riga, quindi non c’è niente da ricopiare. Calcola i giorni che mancano alla scadenza con la data di oggi, quindi ogni volta che apri il file lo stato si aggiorna: «Scaduta» se la data è passata e la fattura non risulta pagata, «In scadenza» nei prossimi 7 giorni, «Futura» oltre. A destra trovi il totale scaduto da pagare e quello in scadenza nella settimana. Con le frecce del filtro ordini per scadenza o mostri solo le scadute.

Un limite da sapere: il modello considera una scadenza per riga. Per una fattura pagata a rate scrivi la prima rata, o dividi la fattura in più righe. L’Excel di ApriP7M Pro mette invece ogni rata del blocco pagamento su una riga del suo Scadenzario, con modalità e IBAN.

Excel, LibreOffice o Google Fogli

Il file non contiene macro e usa solo funzioni presenti ovunque: SOMMA.SE, SOMMA.PIÙ.SE, CONTA.SE, CONTA.PIÙ.SE, MATR.SOMMA.PRODOTTO, OGGI (Excel le mostra già tradotte in italiano). L’abbiamo ricalcolato con LibreOffice Calc senza errori. In Google Fogli si apre con File → Importa o caricandolo su Drive. Il modello ha 500 righe: se ne servono di più, conviene un file per anno.

Compilarlo in automatico dagli XML del cassetto fiscale

Se le fatture di acquisto sono elettroniche, i dati del registro sono già dentro i file. Invece di ricopiarli:

1. Scarica le fatture ricevute da Fatture e Corrispettivi, una per una o con il download massivo in ZIP (passaggi nella guida scaricare le fatture dal cassetto fiscale).
2. Trascina i file .xml e .xml.p7m, o lo ZIP, nel riquadro in cima alla pagina. Vengono aperti nel browser: nessun file viene caricato su un server.
3. Gratis vedi fino a 10 fatture per volta, ciascuna leggibile, e a schermo l’anteprima del registro con gli stessi fogli dell’Excel: utile per controllare un mese piccolo o confrontare con quello che hai scritto a mano.
4. Con ApriP7M Pro (19,99 € IVA inclusa, una volta sola, fino a 3 dispositivi, rimborso entro 14 giorni) apri tutte le fatture insieme e scarichi l’Excel completo: Registro fatture, Per fornitore con una colonna per mese, Scadenzario per rata, Righe, Articoli e IVA per aliquota, con le note di credito già in negativo e i doppioni segnalati. In più il CSV e uno ZIP con un PDF per fattura.

Le righe del Registro esportato da Pro si incollano nel modello a partire dalla cella A2 del foglio Registro fatture, perché le colonne da A a Q coincidono. Le colonne verdi (protocollo, pagata il…) restano da compilare a mano; il riepilogo per aliquota l’Excel Pro lo calcola già da sé, leggendo il riepilogo IVA di ogni fattura. Altri dettagli nella pagina fatture XML e P7M in Excel.

Fonti

• DPR 26 ottobre 1972, n. 633, art. 25 – Registrazione degli acquisti (testo vigente fino al 31 dicembre 2026), Normattiva.
• D.Lgs. 19 gennaio 2026, n. 10 (Testo unico IVA), art. 88 e art. 171 – decorrenza dal 1° gennaio 2027, Normattiva.
• Legge 23 dicembre 2014, n. 190, art. 1, comma 59 (regime forfettario), Normattiva.
• Documenti IVA precompilati – aspetti generali e provvedimento del 3 febbraio 2026, Agenzia delle Entrate.

Verificate il 17 ottobre 2026. Questa pagina spiega come usare un foglio di calcolo; non è una consulenza fiscale.